MANAGEMENT PROYEK & RESIKO

                                               MANAGEMENT PROYEK & RESIKO

Resiko

Resiko adalah hal yang tidak akan pernah dapat dihindari pada suatu kegiatan / aktivitas yang idlakukan manusia, termasuk aktivitas proyek pembangunan dan proyek konstyruksi. Karena dalam setiap kegiatan, seperti kegiatan konstruksi, pasti ada berbagai ketidakpastian (uncertainty). Faktor ketidakpastian inilah yang akhirnya menyebabkan timbulnya risiko pada suatu kegiatan. Para ahli mendefinisikan risiko sebagai berikut :

1.    Resiko adalah suatu variasi dari hasil – hasil yang dapat terjadi selama periode tertentu pada kondisi tertentu (William & Heins, 1985).

2.    Resiko adalah sebuah potensi variasi sebuah hasil (William, Smith, Young, 1995).

3.    Resiko adalah kombinasi probabilita suatu kejadian dengan konsekuensi atau akibatnya (Siahaan, 2007).

Macam Resiko

Resiko adalah buah dari ketidakpastian, dan tentunya ada banyak sekali faktor – faktor ketidakpastian pada sebuah proyek yang tentunya dapat  menghasilkan berbagai macam resiko. Resiko dapat dikelompokkan menjadi beberapa macam menurut karakteristiknya, yaitu lain:

1. Resiko berdasarkan sifat

• Resiko Spekulatif (Speculative Risk), yaitu resiko yang memang sengaja diadakan, agar dilain pihak dapat diharapkan hal – hal yang menguntungkan. Contoh: Resiko yang disebabkan dalam hutang piutang, membangun proyek, perjudian, menjual produk, dan sebagainya.
• Resiko Murni (Pure Risk), yaitu resiko yang tidak disengaja, yang jika terjadi dapat menimbulkan kerugian secara tiba – tiba. Contoh : Resiko kebakaran, perampokan, pencurian, dan sebagainya.

2. Resiko berdasarkan dapat tidaknya dialihkan

• Resiko yang dapat dialihkan, yaitu resiko yang dapat dipertanggungkan sebagai obyek yang terkena risiko kepada perusahaan asuransi dengan membayar sejumlah premi. Dengan demikian kerugian tersebut menjadi tanggungan (beban) perusahaan asuransi.
• Resiko yang tidak dapat dialihkan, yaitu semua resiko yang termasuk dalam resiko spekulatif yang tidak dapat dipertanggungkan pada perusahaan asuransi.

3. Resiko berdasarkan asal timbulnya

• Resiko Internal, yaitu resiko yang berasal dari dalam perusahaan itu sendiri.  Misalnya resiko kerusakan peralatan kerja pada proyek karena kesalahan operasi, resiko kecelakaan kerja, resiko mismanagement, dan sebagainya.
• Resiko Eksternal, yaitu resiko yang berasal dari luar perusahaan atau lingkungan luar perusahaan. Misalnya resiko pencurian, penipuan, fluktuasi harga, perubahan politik, dan sebagainya.

Selain macam – macam resiko diatas, Trieschman, Gustavon, Hoyt, (2001), juga mengemukakan beberapa macam resiko yang lain, diantaranya :

1. Resiko Statis dan Resiko Dinamis (berdasarkan sejauh mana ketidakpastian berubah karena perubahan waktu)

• Resiko Statis.  Yaitu resiko yang asalnya dari masyarakat yang tidak berubah yang berada dalam keseimbangan stabil. Resiko statis dapat bersifat murni ataupun spekulatif.  Contoh resiko spekulasi statis : Menjalankan bisnis dalam ekonomi stabil.  Contoh resiko murni statis : Ketidakpastian dari terjadinya sambaran petir, angin topan, dan kematian secara acak (secara random).
• Resiko Dinamis. Risiko yang timbul karena terjadi perubahan dalam masyarakat. Resiko dinamis dapat bersifat murni ataupun spekulatif. Contoh sumber resiko dinamis : urbanisasi, perkembangan teknologi, dan perubahan undang – undang atau perubahan peraturan pemerintah.

2. Resiko Subyektif dan Resiko Obyektif

• Resiko Subyektif. Resiko yang berkaitan dengan kondisi mental seseorang yang mengalami ragu – ragu atau cemas akan terjadinya kejadian tertentu.

• Resiko Obyektif. Probabilita penyimpangan aktual dari yang diharapkan (dari rata – rata) sesuai pengalaman.

Manajemen Resiko

Untuk dapat menanggulangi semua resiko yang mungkin terjadi, diperlukan sebuah proses yang dinamakan sebagai manajemen resiko. Adapun beberapa definisi manajemen resiko dari berbagai literatur yang didapat, antara lain :

• Manajemen resiko merupakan proses formal dimana faktor – faktor resiko secara sistematis diidentifikasi, diukur, dan dicari.
• Manajemen resiko merupakan metoda penanganan sistematis formal dimana dikonsentrasikan pada pengientifikasian dan pengontrolan peristiwa atau kejadian yang memiliki kemungkinan perubahan yang tidak diinginkan.
• Manajemen resiko, dalam konteks proyek, adalah seni dan pengetahuan dalam mengidentifikasi, menganalisa, dan menjawab faktor – faktor risiko sepanjang masa proyek.

Identifikasi dan Analisa Resiko

Tahapan pertama dalam proses manajemen resiko adalah tahap identifikasi resiko. Identifikasi resiko merupakan suatu proses yang secara sistematis dan terus menerus dilakukan untuk mengidentifikasi kemungkinan timbulnya resiko atau kerugian terhadap kekayaan, hutang, dan personil perusahaan. Proses identifikasi resiko ini mungkin adalah proses yang terpenting, karena dari proses inilah, semua resiko yang ada atau yang mungkin terjadi pada suatu proyek, harus diidentifikasi.

Adapun proses identifikasi harus dilakukan secara cermat dan komprehensif, sehingga tidak ada resiko yang terlewatkan atau tidak teridentifikasi.  Dalam pelaksanaannya, identifikasi resiko dapat dilakukan dengan beberapa teknik, antara lain:

a.     Brainstorming
b.     Questionnaire
c.     Industry benchmarking
d.     Scenario analysis
e.     Risk assessment workshop
f.     Incident investigation
g.     Auditing
h.     Inspection
i.     Checklist
j.     HAZOP (Hazard and Operability Studies)
k.     dan sebagainya

Adapun cara – cara pelaksanaan identifikasi resiko secara nyata dalam sebuah proyek, adalah :

1.    Membuat daftar bisnis yang dapat menimbulkan kerugian.Membuat checklist kerugian potensial.

2.    Dalam checklist ini dibuat daftar kerugian dan peringkat kerugian yang terjadi.

3.    Membuat klasifikasi kerugian.

a. Kerugian atas kekayaan (property).

• Kekayaan langsung yang dihubungkan dengan kebutuhan untuk mengganti kekayaan yang hilang atau rusak.

• Kekayaan yang tidak langsung, misalnya penurunan permintaan, image perusahaan, dan sebagainya.

b.     Kerugian atas hutang piutang, karena kerusakan kekayaan atau cideranya pribadi orang lain.

c.  Kerugian atas personil perusahaan. Misalnya akibat kematian, ketidakmampuan, usia tua, pengangguran, sakit, dan sebagainya.

Ada lima strategi alternatif untuk menangani resiko, yaitu :
1. Menghindari resiko
2. Mencegah resiko dan mengurangi kerugian
3. Meretensi resiko
4. Mentransfer resiko
5. Asuransi

1.  Menghindari resiko

Menghindari resiko merupakan strategi yang sangat penting, strategi ini merupakan strategi yang umum digunakan untuk menangani  resiko. Dengan menghindari resiko, kontraktor dapat mengetahui bahwa perusahaannya tidak akan mengalami kerugian akibat resiko yang telah ditafsir. Di sisi lain, kontraktor juga akan kehilangan sebuah peluang untuk mendapatkan keuntungan yang mungkin didapatkan dari asumsi resiko tersebut.
Contohnya : seorang kontraktor yang ingin menghindari resiko politik dan finansial berkaitan dengan proyek pada negara dengan kondisi politik yang tidak stabil, dapat menolak melakukan tender proyek pada negara tersebut. Namun demikian, apabila kontraktor tersebut menolak untuk melakukan tender, maka kemungkinan untuk mendapatkan keuntungan dari proyek tersebut juga ikut menghilang.

2.  Mencegah resiko dan mengurangi kerugian

Alternatif strategi yang kedua adalah mencegah resiko dan mengurangi kerugian. Strategi ini secara langsung mengurangi potensi resiko kontraktor dengan 2 cara, yaitu :

• Mengurangi kemungkinan terjadinya resiko.

• Mengurangi dampak finansial dari resiko, apabila resiko tersebut benar – benar terjadi.

Contohnya : pemasangan alarm atau alat anti – maling pada peralatan di
proyek, akan mengurangi kemungkinan terjadinya pencurian. Sebuah gedung yang dilengkapi dengan sprinkler system, akan mengurangi dampak finansial, apabila gedung tersebut mengalami kebakaran.

3.  Meretensi resiko

Retensi resiko telah menjadi aspek penting dari manajemen resiko ketika perusahaan menghadapi resiko proyek. Retensi resiko adalah perkiraan secara internal, baik secara utuh maupun sebagian, dari dampak finansial suatu resiko yang akan dialami oleh perusahaan. Dalam mengadopsi strategi retensi resiko ini, perlu dibedakan antara 2 jenis retensi yang berbeda.

1.    Retensi resiko yang terencana (planned) adalah  asumsi yang secara sadar dan sengaja dilakukan oleh kontraktor untuk mengenali atau mengidentifikasi resiko. Dengan strategi seperti itu, resiko dapat ditahan dengan berbagai cara, tergantung pada filosofi, kebutuhan khusus, dan juga kapabilitas finansial dari kontraktor itu sendiri.

2.    Retensi resiko yang tidak terencana (unplanned) terjadi ketika kontraktor tidak mengenali atau mengidentifikasi keberadaan dari suatu resiko dan secara tidak sadar mengasumsi kerugian yang akan muncul.

4.  Mentransfer resiko

Pada dasarnya, transfer resiko dapat dilakukan, melalui negosiasi, kapanpun kontraktor menjalani perencanaan kontraktual dengan banyak pihak seperti pemilik, subkontraktor ataupun supplier material dan peralatan. Transfer resiko bukanlah asuransi. Biasanya, transfer resiko ini dilakukan melalui syarat atau pasal – pasal dalam kontrak seperti : hold – harmless aggrement dan klausul jaminan atau penyesuaian kontrak. Karakeristik esensial dari transfer resiko ini adalah dampak dari suatu resiko, apabila resiko tersebut benar – benar terjadi, ditanggung bersama atau ditanggung secara utuh oleh pihak lain selain kontraktor.
Contohnya : penyesuaian pada harga penawaran, dimana kompensasi ekstra akan diberikan kepada kontraktor apabila terjadi perbedaan kondisi tanah pada suatu proyek.

5.  Asuransi

Asuransi menjadi bagian penting dari program manajemen resiko, baik untuk sebuah organisasi ataupun untuk individu. Asuransi juga termasuk di dalam strategi transfer resiko, dimana pihak asuransi setuju untuk menerima beban finansial yang muncul dari adanya kerugian. Secara formal, asuransi dapat didefinisikan sebagai kontrak persetujuan antara 2 pihak yang terkait yaitu : pengasuransi (insured) dan pihak asuransi (insurer). Dengan adanya persetujuan tersebut, pihak asuransi (insurer) setuju untuk mengganti rugi kerugian yang terjadi (seperti yang tercantum dalam  kontrak) dengan balasan, pengasuransi (insured) harus membayar sejumlah premi tiap periodenya.

MANAJEMEN PROYEK

Manajemen  proyek  adalah cara mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek. Hal pertama yang harus dianggap sebagai manajemen  proyek  adalah bahwa proyek ini diantarkan dengan batasan yang ada. Hal kedua adalah kemungkinan terbaik distribusi sumber daya. Manajemen proyek adalah seni mengontrol baik hal selama proyek, dari sejak dimulai sampai selesai.

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti “mengendalikan,” terutamanya “mengendalikan kuda” yang berasal dari bahasa latin manus yang berati “tangan”. Kata ini mendapat pengaruh dari bahasa Perancis manège yang berarti “kepemilikan kuda” (yang berasal dari Bahasa Inggris yang berarti seni mengendalikan kuda), dimana istilah Inggris ini juga berasal dari bahasa Italia.Bahasa Prancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.

Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orang—masing-masing melakukan pekerjaan khusus—perusahaan peniti dapat menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan sepuluh peniti sehari. Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja.

Peristiwa penting kedua yang mempengaruhi perkembangan ilmu manajemen adalah Revolusi Industri di Inggris. Revolusi Industri menandai dimulainya penggunaan mesin, menggantikan tenaga manusia, yang berakibat pada pindahnya kegiatan produksi dari rumah-rumah menuju tempat khusus yang disebut pabrik. Perpindahan ini mengakibatkan manajer-manajer ketika itu membutuhkan teori yang dapat membantu mereka meramalkan permintaan, memastikan cukupnya persediaan bahan baku, memberikan tugas kepada bawahan, mengarahkan kegiatan sehari-hari, dan lain-lain, sehingga ilmu manajamen mulai dikembangkan oleh para ahli.

Fungsi Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20.Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:

• Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.

• Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil.

• Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha

SARANA MANAJEMEN
Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.

Manusia merujuk pada sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, manajemen timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.

Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi.

Material terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki. Mesin digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.

Metode adalah suatu tata cara kerja yang memperlancar jalannya pekerjaan manajer. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri.

Pasar adalah tempat di mana organisasi menyebarluaskan (memasarkan) produknya. Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen.

Prinsip Manajemen

Prinsip-prinsip dalam manajemen bersifat lentur dalam arti bahwa perlu dipertimbangkan sesuai dengan kondisi-kondisi khusus dan situasi-situasi yang berubah . Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsip-prinsip umum manajemen ini terdiri dari :

1 Pembagian kerja (Division of work)
2. Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)
3. Disiplin (Discipline)
4. Kesatuan perintah (Unity of command)
5. Kesatuan pengarahan (Unity of direction)
6. Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri
7. Penggajian pegawai
8. Pemusatan (Centralization)
9. Hirarki (tingkatan)
10. Ketertiban (Order)
11. Keadilan dan kejujuran
12. Stabilitas kondisi karyawan
13. Prakarsa (Inisiative)
14. Semangat kesatuan, semangat korps